Les entreprises mettent régulièrement en place des stratégies visant à augmenter leur rentabilité et réduire certains de leurs coûts d’exploitation. Parmi ces stratégies, la facturation électronique fait partie des processus qui offrent rapidement un important retour sur investissement. Ce système offre de nombreux avantages, notamment un gain de temps, des économies financières, une meilleure productivité et une facturation simplifiée. Ainsi, gérez vos factures électroniques avec O’Work si vous souhaitez profiter de tous ces avantages.
Qu’est-ce que la facturation électronique
La facture électronique permet à une entreprise de réaliser des économies, mais aussi de bénéficier de processus de gestion simplifiés et grandement optimisés, ce qui lui permet de rester compétitive. Ainsi, dans le cadre de la transition digitale de l’entreprise, investir dans un système de facturation électronique fait partie des étapes incontournables pour une gestion documentaire optimisée.
Il est important de préciser qu’une facture électronique possède la même valeur qu’une facture papier au regard de la loi. Pour être considérée comme étant électronique, elle doit répondre à 3 critères :
- La facture doit être éditée dans un format électronique standard (XML, EDIFACT, UBL, etc.) ;
- Elle doit être acheminée par le biais du numérique ;
- Elle doit correspondre à des critères d’authenticité et d’intégrité.
La loi concernant la facturation électronique
L’Etat accepte, depuis l’année 2008, la production de factures électroniques grâce à la Loi de Modernisation de l’Economie (LME). Depuis 2013, le fait d’utiliser des factures dématérialisées est également inscrit dans le Code Général des Impôts. A partir de 2014, l’Etat a obligé les entreprises à passer par un portail de facturation pour favoriser l’édition et l’envoi des factures électroniques. Ainsi, la facturation électronique est un réel levier pouvant améliorer le traitement interne des processus de facturation et optimiser la trésorerie d’une entreprise.
Avantages et bénéfices de la facturation électronique
Editer et envoyer ses factures sous une forme dématérialisée peut vous faire profiter de nombreux avantages :
- La réduction des coûts directs : le fait de supprimer le papier, l’impression, la mise sous pli, l’envoi et l’archivage des factures en version papier engendre une importante réduction des coûts liés au papier ;
- L’augmentation de la productivité : les services administratifs et comptabilité sont soulagés de certaines tâches car le processus de facturation est automatisé, ce qui leur permet de se concentrer sur d’autres tâches avec une valeur ajoutée supérieure ;
- La diminution de l’empreinte carbone : la dématérialisation des factures engendre une suppression du support papier et une importante réduction de l’émission de CO2 qui est provoquée lors du transport des factures papier ;
- La suppression des erreurs de saisie : l’erreur humaine est éliminée par l’automatisation des processus de facturation. Les factures sont générées et transmises de façon automatique, ce qui réduit drastiquement le risque d’erreur ;
- L’automatisation des processus : le caractère électronique des factures dématérialisées permet de les intégrer directement à votre système comptable ;
- La diminution du délai d’envoi : le délai d’acheminement de vos factures est réduit de façon significative, ce qui diminue également les délais de paiement ;
- La diminution du risque de perdre un document : le risque d’égarer un document papier est bien plus important que celui de perdre un document électronique, grâce à la consultation en ligne et l’archivage sécurisé des documents ;
- La sécurité du processus d’envoi : les factures électroniques sont envoyées par le biais de protocoles spécifiques ou de réseaux privés. De plus, le processus de signature électronique garantit l’authenticité et l’intégrité des factures ;
- L’archivage sécurisé, légal et agile des factures : les factures électroniques sont échangées via un système d’archivage spécifiquement dédié. Les documents originaux sont conservés pendant toute la durée légale. Ces mécanismes facilitent l’accès aux documents, et réduisent également les coûts d’archivage.